Раздел 1. Теоретические аспекты коммуникативных процессов

1.1.Определение понятия «коммуникация». Структура коммуникации

Каждый человек ежедневно пользуется коммуникациями, но лишь некоторые это делают достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Почти все, что делают руководители, чтобы облегчить достижение целей организации, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они не смогут работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Однако коммуникации — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы не будем думать, что делаем, — смысл может быть утрачен. Цель каждого руководителя — сделать процесс коммуникации наиболее эффективным и не потерять при этом смысла7, с. 184.

Внимание!

Работа № 3764. Это ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ дипломной работы, цена оригинала 1000 рублей. Оформлен в программе Microsoft Word. 

Оплата. Контакты.

В соответствии с исследованиями, проведенными в 1975 году, руководители от 50 до 90% всего времени тратят на коммуникации. На первый взгляд это кажется невероятным, но если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в отношениях между лицами, информационном обмене и процессах принятия решений, а также в планировании, организации, мотивации и контроле, все становится понятным. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются процессом, что связывает.

Хотя общепринятым является то, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают, что коммуникации являются главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.

Согласно еще одного опроса около 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией для них является одной из самых сложных проблем в организациях[12, с. 63].

Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из основных сфер возникновения проблем. Глубоко осознавая коммуникации на уровне личности и организации, менеджеры должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться, таким образом, более эффективными менеджерами. Руководители, которые эффективно работают, — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо умение устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Выбирая средство коммуникации, менеджеры должны учитывать все аспекты.

Именно структура помогает понять простой механизм коммуникации, разложить все знания по полочкам в области общения и переносить их на любых личностные и деловые коммуникационные ситуации. Структуру любого общения, будь то дружеская беседа, деловые переговоры, спор или диалог, схематично можно представить следующим образом: рис.1[8, с. 27].

Рисунок 1.

В любой коммуникационной ситуации всегда есть как минимум два субъекта — отправитель и получатель.

Первый отправляет некое сообщение, второй, соответственно, его получает (адресатов может быть несколько, если взять в качестве примера презентацию, когда один оратор обращается к целой аудитории). Под сообщением понимается вся совокупность информации, которая передается от отправителя к получателю. Это не только слова или звуки, но и визуальный ряд, эмоциональный фон, интонации, жестикуляция, пантомимика и т.д. Любое сообщение передается с помощью того или иного канала коммуникации [14, С.94]. Канал коммуникации — это своеобразное средство передачи информации. Слова (а если быть совсем точным, то смысл слов и предложений) передаются с помощью вербального канала; звуки, интонация, тон и тембр — с помощью вокального; внешний вид, жестикуляция, пантомимика и микромимика — с помощью невербального и т.д. Таким образом, с помощью каналов коммуникации отправитель передает сообщение получателю.

Коммуникативный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникативного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности ее передачи. Поэтому предварительно надо иметь представление о стадиях процесса коммуникации.

Коммуникации — это процесс передачи информации от одного лица к другому. Эффективные коммуникации — это такой процесс передачи сообщения, когда полученное сообщение как можно близкое по значению к первоначальному[6, с. 39].

Ключевыми составляющими эффективных коммуникаций есть данные — это необработанные цифры и факты, которые отражают отдельный аспект действительности; а также информация — это данные, представленные в виде или форме, которые имеют бессмысленные нагрузки. Информация является ценной, если она достоверная, своевременная, полная и уместна.

Коммуникативный процесс начинается, когда одно лицо (отправитель) хочет передать факт, идею, мнение или иную информацию кому-то другому (получателю). Эта информация имеет значение для отправителя независимо от того, она проста и конкретна, сложна и абстрактна. Следующее действие — это кодирование информации в форме, соответствующей ситуации. Кодирование может приобретать формы слов, выражения лица, жестов, или даже художественного выражения и физических действий.

После того, как сообщение закодировано, его передают соответствующими средствами связи (каналами). Обычные средства связи в организациях — это совещания, электронная почта, записки, письма, отчеты и телефонные разговоры. Далее происходит декодирование в форму, которая имеет значение для получателя. Значение информации может быть разным, и во многих случаях оно является основанием для ответа; и тогда образуется цикл, поскольку новое сообщение в такой же последовательности передается начальному отправителю.

Среди таких функций выделим[4, с. 140]:

Информационная функция — является основной функцией, поскольку на организации и управлении потоками информации построены все информационно-аналитические процессы.

Соціалізуюча функция — связана с социальным воспитанием членов общества, формированием или изменением интенсивности и направленности социальных установок, ценностей и ценностных ориентаций аудитории, с которой осуществляется коммуникация.

Организационно-поведенческая функция связана с инициированием или прекращением определенных действий массовой аудитории.

Эмоционально-тонизирующая функция заключается в регулировании эмоционального уровня аудитории, стимулирование ее эмоциональных реакций.

Коммуникационная функция — связана с регулированием связей между разными индивидами или сегментами аудитории, а также коммуникатора с той самой аудиторией.

С точки зрения психологии выделяют следующие функции массовой коммуникации:

— формирование массовой психологии — стратегическая, поскольку формирует и массу (как субъект социального действия), и массовую психологию;

— интеграционно-коммуникационная — связана с формированием общего эмоционально — психологических настроений аудитории;

— информационная — обеспечивает аудиторию определенным набором информации, создает единую «информационную» систему координат для восприятия и оценки событий, которые происходят в обществе;

— социализующе-воспитательная — способствует формированию обобщенных установок, ценностей и ценностных ориентаций;

— организации поведения — стимулирует направления конкретных действий массы.

Итак, феномен коммуникации можно рассматривать как[16]:

— набор технических механизмов (средств массовой коммуникации, которые доносят сообщение до аудитории) для влияния на психику людей;

— новые содержательные компоненты психологического воздействия (когда транслируются не просто директивные сообщения, а сообщение, что стимулируют, «подстегивают» индивидов к определенным действиям);

— специально организованный процесс, когда внешне люди (вроде бы) имеют право на индивидуализацию и свободу человеческого сознания, а по сути — внутренне (психологически) такого выбора не имеют, поскольку смотрят одни и те же (по содержанию) телепрограммы, слушают одни и те же радиопередачи и читают одни и те же сообщения в газетах с разными названиями.

В этом контексте стоит выделить такие массово-психологические функции средств массовой коммуникации[15, с. 27]:

— общей регуляции психодинаміки общества;

— интегратора массовых настроений;

— управление циркуляцией психоформуючої информации.

Таким образом, в процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

Отправитель — лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее.

Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.

Канал — средство передачи информации.

Получатель — лицо или лица, которым адресована информация и которые интерпретируют ее.

Кроме того, коммуникации могут быть прерваны препятствием — шумом или разговором людей поблизости. Препятствиями также являются утеряное на почте письмо, повреждение телефонной линии, неверный адрес электронной почты.

1.2. Типология коммуникации

Сегодня распространены такие типы коммуникаций в организациях: межличностные коммуникации; коммуникации в системах связи и командах; коммуникации в организациях и электронные средства коммуникаций.

Кроме того, коммуникации могут быть устными и письменными[1, с. 52].

Устные коммуникации происходят во время разговора с глазу на глаз, групповых дискуссий, телефонных разговоров и тому подобное, за которых разговорный язык используют для передачи содержания. Преимущество устных коммуникаций состоит в том, что они обеспечивают немедленную обратную связь и взаимный обмен.

Недостатком устных коммуникаций является то, что они могут быть недостоверными (неверно выбранные слова для выражения содержания; какие-то препятствия, прерывающие процесс; слушатель забывает часть или все сообщение; не хватает времени на взвешенные ответы и др).

Письменные коммуникации — это отчеты, записки, письма, записи и прочее. Недостатком этих коммуникаций является то что они задерживают обратная связь и взаимообмен, кроме того они сложнее устные и требуют больше времени. Преимущества письменных коммуникаций заключаются в достоверности. Обычно их используют, когда одной или обеим сторонам нужны письменные записи о том, что происходило.

Сегодня распространены такие типы коммуникаций в организациях[13, с. 84]:

— межличностные коммуникации;

— коммуникации в системах связи и командах;

— коммуникации в организациях;

— электронные средства коммуникаций.

Кроме того, коммуникации могут быть устными и письменными.

Устные коммуникации происходят во время разговора с глазу на глаз, групповых дискуссий, телефонных разговоров и тому подобное, за которых разговорный язык используют для передачи содержания. Преимущество устных коммуникаций состоит в том, что они обеспечивают немедленную обратную связь и взаимный обмен.

Недостатком устных коммуникаций является то, что они могут быть недостоверными (неверно выбранные слова для выражения содержания; какие-то препятствия, прерывающие процесс; слушатель забывает часть или все сообщение; не хватает времени на взвешенные ответы и др).

Письменные коммуникации — это отчеты, записки, письма, записи и прочее.

Недостатком этих коммуникаций является то что они задерживают обратную связь и взаимообмен, кроме того они сложнее устные и требуют больше времени. Преимущества письменных коммуникаций заключаются в достоверности. Обычно их используют, когда одной или обеим сторонам нужны письменные записи о том, что происходило.

Выбирая средство коммуникации, аналитики должны учитывать все аспекты[15, с. 29].

Коммуникативные связи в организациях. Организации пользуются разнообразными средствами коммуникаций с внешней средой, так и внутри организации. Руководители должны всегда иметь прямой и обратный контакт с менеджерами низших звеньев и, как следствие, со всеми работниками организации. Например, организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связи с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может контактировать со своими рабочими, чтобы профсоюзы не появились. Это лишь один пример из всего многообразия факторов, на которые организация должна реагировать через коммуникации.

Коммуникативные схемы — это способы, с помощью которых члены группы или команды общаются между собой. Они отличаются потоками информации, позицией лидера, эффективностью различных типов задач. Менеджеры могут пытаться создать централизованную схему, когда задача группы-простые и рутинные, и, наоборот, способствовать децентрализации группы, если групповые задачи сложные (например, принятие главного решения о стратегии предприятия), поскольку открытые каналы коммуникаций обеспечивают больше взаимодействия и более эффективное распространение информации.

В целом существуют вертикальные и горизонтальные коммуникационные связи в организациях[12, с. 64].

Вертикальные коммуникации происходят вверх и вниз в иерархической структуре организации. В этих коммуникациях участвуют менеджеры, их руководители и подчиненные. Вертикальные коммуникации могут — и должны быть — двонправленими (направлены сверху вниз и снизу вверх), поскольку тогда они (с активной обратной связью) есть более эффективные, чем однонаправленные.

Горизонтальные коммуникации происходят между коллегами и сотрудниками на одном уровне. Они способствуют координации между подчиненными звеньями и играют главную роль в рабочих командах, где есть работники разных отделов.

Коммуникации между уровнями организации (вертикальная структура). Информация передвигается в организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и тому подобное. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях изменений, которые произойдут.

Помимо обмена по нисходящей, организации необходимые коммуникации по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может существенно влиять на производительность. Например, когда инженер разработал более эффективный способ раскройки листового металла для крыльев самолета и сообщил о своей идее непосредственному руководителю. Если этот руководитель решил поддержать инновацию инженера, он сообщит об этом на следующий, еще более высокий уровень управления.

Любое изменение требует согласования со стороны руководителя завода или управляющего производственными операциями на более высоком уровне. Таким образом, мы имеем ситуацию, когда определенная. идея, возникшая на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности.

Коммуникации руководитель — подчиненный. Наверное, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Эти отношения являются элементом по горизонтальной схеме, но часто их выделяют отдельно, поскольку они составляют большую часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 коммуникативной деятельности реализуется между теми, кто управляет, и теми, кем управляют[7, с. 184].

К сфере этих коммуникаций принадлежит большая часть вопросов, в частности делегирование, постановка задач, приоритетов и ожидаемых результатов. Через эти коммуникации в значительном объеме реализуются функции мотивации и контроля.

Коммуникации между различными подразделениями (горизонтальная структура). Дополнительно к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации еще требуют горизонтальные коммуникации. Почти все организации состоят из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимно связанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали связано для продвижения организации в необходимом направлении.

В сфере розничной торговли региональные руководители сбыта могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции.

За рубежом для обмена информацией часто создаются комитеты или специальные рабочие группы, которые периодически собираются для обсуждения вопросов относительно своего подразделения и сотрудничества с другими подобными рабочими группами.

Неформальные коммуникации. Как известно, любая организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Сфера распространения слухов — это места большой скученности работников: столовые, коридоры, автоматы с кофе и тому подобное. Поскольку по каналам слухов информация передается гораздо быстрее, чем по каналам формального общения, руководители целенаправленно могут использовать слухи для запланированной утечки и распространения определенной информации[17, с. 389].

Часто слухам приписывается репутация неточной информации. Но по исследованиям, от 80 до 99% слухов являются правдивыми, если информация касается самой компании. Однако не стоит обращать внимание на слухи о чью-то личную жизнь или эмоционально окрашенную информацию.

Электронные средства коммуникаций. Существенное влияние на коммуникации в организациях имеют электронные средства коммуникаций. Информационные технологии могут использовать компьютеры, компьютерные сети, телефоны и другое оборудование. Существует шесть самых распространенных видов информационных систем[10]:

— операционно-исполнительная система — с ее помощью выполняют рутинные и текущие операции;

— информационная система менеджмента — собирает данные, организует и систематизирует их в форме, удобной для менеджеров, а тогда обеспечивает этих менеджеров информацией, необходимой для их работы;

— система поддержки решений — автоматически находит, обрабатывает и суммирует информацию, необходимую для специфических решений;

— административная информационная система — предназначена для специальных потребностей обработки информации менеджерами высшего уровня;

— интранет-сети — коммуникационные сети, которые действуют в пределах одной организации;

— экспертные системы — созданные по принципу определения всех возможностей «если-тогда», которые касаются конкретной ситуации.

Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать улучшению обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают.

Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, что они находятся в разных помещениях, разных городах и даже разных странах.

Существенным отличием в пользу электронной почты является возможность отправлять одно сообщение большому числу получателей. Также на многих предприятиях позволяют сотрудникам пользоваться Интернет-пейджером ICQ как мгновенным средством связи. А в ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах и даже в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы и при этом видят друг друга в лицо.

Раздел 2. Управление и усовершенствование коммуникациями в организации

2.1. Управление коммуникационными процессами в организации

Управление коммуникационными процессами в организации включает:

— поиск и определение препятствий на пути к эффективной коммуникации;

— разработку и реализацию способов устранения таких препятствий и повышения эффективности коммуникационных процессов.

Существует много факторов, препятствующих осуществлению эффективной коммуникации, основными из которых являются[9, с. 43]:

1. Фильтрация. Когда рабочий говорит то, что желает услышать его руководитель — он фильтрует информацию. Фильтрация является функцией:

а) конфликта между сферами компетенции;

б) конфликта интересов и потребностей отправителя и получателя сообщения;

в) высоты структуры организации (чем выше уровень управления, тем больше условий для фильтрации);

г) полученного опыта предыдущих негативных коммуникаций.

2. Выборочное восприятие. Получатель лучше воспринимает ту інформвацію, которая отвечает его потребностям, мотивации, опыта и другим личным характеристикам. Степень заинтересованности в получаемой информации определяется его ожиданиями, а, следовательно, и определяет характер декодирования информации.

3. Семантические барьеры. Одинаковые слова имеют разное значение для разных людей. Возраст, образование, культурная среда — три наиболее важных фактора, которые влияют на значение слов, которые используются в процессе комуникаций. В организации люди приходят из разных типов среды.

Горизонтальные коммуникации между специалистами одного профиля способствуют возникновению их собственного жаргона или специфической технической речи, которая непонятна другим. В крупных организациях, которые имеют филиалы в различных странах, используются термины, специфические для соответствующего региона. Все это в конце концов приводит к возникновению семантических барьеров.

4. Плохой обратная связь.

5. Культурные различия (расхождения) между отправителем и получателем информации.

6. Информационные перегрузки. Они возникают вследствие невозможности эффективно реагировать на всю информацию, получаемую. Возникает необходимость отсеивать наименее важную информацию и оставлять только самую важную.

Для повышения эффективности коммуникаций аналитик должен решать две проблемы[14, с. 59]:

-во-первых, ему необходимо совершенствовать свои сообщения;

— во-вторых, ему следует совершенствовать механизм понимания того, что другие пытаются передать ему в процессе коммуникации.

Основными методами, которые помогают решать такие проблемы, являются:

1) регулирование информационных потоков;

2) совершенствование обратной связи на основе:

— формулировка вопросов к слушателю в процессе сообщения;

— повторение всего или части сообщения;

— применение различных вариантов преподавания одной и той же информации;

3) использование эмпатии.

Эмпатия — это способность поставить себя на место собеседника, учесть его чувства, особенности характера;

4) поощрение взаимного доверия;

5) упрощение языка сообщения;

6) развитие способностей эффективно слушать.

Практикой наработано много различных подходов к повышению эффективности коммуникационных процессов в организации. Один из самых известных — это подход, предложенный Американской ассоциацией менеджмента, который называется «10 наставлений по эффективной коммуникации»[5, с. 38]:

Прояснюйте свои идеи перед началом коммуникации. Это означает системное осознание и анализ вопросов, проблем и идей, которые являются предметом коммуникации. Чем глубже вы обдумываете свои будущие сообщения, тем прозрачнее и четче будет процесс коммуникации.

Выясняйте истинную цель коммуникации. Менеджеру нужно четко определить, чего он желание достичь своим сообщением. Если такая цель четко идентифицирована, тогда коммуникации легко проектировать.

Принимайте во внимание все элементы среды коммуникации, как физические, так и человеческие. Вопрос: что сказать, кому сказать; как сказать; когда сказать всегда способствуют успеху коммуникации. При этом такие вопросы следует пропускать сквозь «сито» физических условий коммуникации, социального климата, опыта прошлой коммуникации, и адаптировать все это к современной ситуации коммуникации.

Пытайтесь получить помощь от других в процессе коммуникации. Консультации с другими людьми могут быть полезным методом лучшего понимания рычагов управления коммуникациями. Более того, тот кто помогает формулировать сообщения, как правило, является той силой, которая активно поддерживает коммуникацию.

Следите за интонациями голоса в процессе передачи сообщения так же тщательно, как и по содержанию сообщения. На слушателей воздействует не только то, что сказано, но и как сказано. Громкость голоса, выражение лица, выбор слов — все это влияет на реакцию слушателя в процессе коммуникации.

Передавайте как можно больше полезной информации. Люди запоминают такие сообщения, которые являются полезными для них. Менеджер должен формулировать свои сообщения так, чтобы они учитывали интересы и потребности как подчиненных, так и организации.

Отслеживайте процесс коммуникации. Менеджеру нужно заботиться об установке хорошей обратной связи, знать есть ли для подчиненных понятным сообщение, что передается.

Подтверждайте свои слова конкретными действиями. Когда менеджер сам себе противоречит, говоря одно, а делая другое, он дискредитирует свои собственные указания. Подчиненные всегда критически оценивают поведение менеджера и быстро реагируют на подобные ситуации.

Имейте в виду, что современные коммуникации влияют на будущее. Большинство коммуникаций отражает потребности текущей ситуации, но они одновременно должны быть направлены в будущее.

Старайтесь быть хорошими слушателями.

3.2 Усовершенствование коммуникаций

В ходе осуществления информационно-аналитического процесса аналитик выполняет три основных роли (осуществляет межличностные отношения, проводит информационный обмен, принимает решение) и четыре управленческие функции (планирование, организация, мотивирование и контроль) для определения и достижения целей организации[7, с. 184].

Для эффективного осуществления коммуникаций, то есть качественной передачи сообщения в виде методических указаний, инструкций, приказов, докладов, отчетов нужно учитывать различные факторы: подбор слов при формировании сообщений, настроение, самочувствие, потребности адресатов.

Эффективность передачи зависит от следующих обєктивних факторов[16]:

— качества обмена информацией, которая непосредственно влияет на степень реализации целей (исследованиями установлено, что в 73-85% случаев, коммуникации являются главным препятствием на пути достижения целей);

— информационная перегрузка аналитика, который не способен реагировать на всю информацию эффективно;

— неудовлетворительная структура организации (многоступенчатый уровень управления повышает вероятность информационных искажений, то есть каждый уровень управления может фильтровать и корректировать сообщения);

— неудовлетворительный состав и использование кадров, отсутствие здоровой атмосферы;

— конфликты между различными группами и отделами организации;

— авторитарное отношение администрации к подчиненным, нечеткость или нежелание руководителей в полном объеме выполнять свои обязанности;

— неверное определение прав и ответственности, чувство страха руководителей и подчиненных за последствия слишком откровенной информации.

К субъективным факторам, снижающих эффективность контактов относим[14, с. 59]:

— различное толкование людьми информации, которой они обмениваются;

— пребывание в разном эмоциональном состоянии членов коллектива;

— разница в уровне знаний специалистов, которые общаются.

Рассмотрим основные пути по совершенствованию коммуникативного обмена в организации.

Регулирование информационных потоков. Аналитик должен научиться оценивать качественную и количественную сторону своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он обязан определиться в оптимальном максимуме и минимуме информационных обменов.

Информационные потребности зависят в значительной степени от целей аналитика, приймаємих им решений и характера показателей личной оценки работы отделов и служб, а также подчиненных.

Совершенствование управленческих действий. Эти действия должны быть направлены на совершенствование обмена информацией (короткие встречи, оперативные совещания, контакты с подчиненными) и нахождение дополнительных возможностей управленческого действа. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение новых планов, вариантов стратегии, целей, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль за выполнением работ, отчеты по результатам контроля является дополнительным действием подвластной аналитику.

Совершенствование системы обратной связи. Обратная связь составляет часть контрольно-управленческой информационной системы в организации. Одним из вариантов этой системы является перемещение работающих из одного отдела в другой в целях обсуждения различных вопросов.

Каждый аналитик преодолевает расстояние между собой и подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений до каждого подчиненного и восприятие их последним.

Опрос специалистов является одним из вариантов системы обратной связи. Эти опросы рекомендуется проводить для получения информации от аналитиков и специалистов по различным вопросам: поступает к работникам точная и своевременная информация, которая необходима для работы; четко доведены до работающих цели деятельности их подразделений; открыт ли руководитель для предложений; информированы подчиненные до следующих перемен в организации, которые отметятся на их непосредственной работе, и тому подобное.

Совершенствование системы сбора предложений, которая вводится в целях поступления информации до руководящего состава. Все работающие при этом имеют возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования деятельности организации. Целью этих систем является снижение уровня фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

В основном такая система реализуется в виде анонимных предложений, которые работники опускают в специальные ящики, но этот вариант не всегда эффективен, ибо часто отсутствует механизмы открытого рассмотрения предложения и стимулирования их авторов. Систему сбора информации возможно расширить с помощью телефонной справки, усиление контактов с работающими, создании специальных групп из руководителей и работающих, которые рассматривают вопросы развития предприятия. Таким образом, обмен информацией в организации может улучшать систему обратной связи.

Внедрение информационных бюллетеней, публикаций. Крупные предприятия издают ежемесячные бюллетени, в которых содержится информация для работающих. В этих изданиях публикуются статьи с обзором предложений управления организацией, производства новой продукции, новых условий контракта, которые предлагает администрация, а также ответы руководства на вопросы работающих. Эта информация может дополняться відеооглядами о работе предприятия.

Внедрение современных информационных технологий способствует совершенствованию обмена информацией в организации. Электронная почта дает возможность направлять письменные сообщения разным лицам в организации, в разных учреждениях, городах, областях и даже странах, что уменьшает телефонные разговоры.

Список использованной литературы

1. Вилсон Г., Макклафлин К. Язык жестов — путь к успеху. — СПб.: Питер, 2008.

2. Гришина Н.В. Психология конфликта. — СПб.: Питер, 2008.

3. Доценко Е.Л. Психология манипуляции: феномены, механизмы, защита. — М.: ТОО «ЧеРо», 2007.

4. Иванов Ю.М. Как управлять собой и влиять на других людей. — М.: Альфа, 1991.

5. Ирхин Ю.В. Психология успеха: как влиять на людей и владеть собой. Зарубежный опыт: Советы и тесты выдающихся менеджеров и психологов по руководству людьми. — М.: Изд-во РУДН, 1992.

6. Книгге А. фон. Об обращении с людьми /пер. с нем. Лангена Я. — Дубна: Феникс+, 1994.

7. Крейг Р.Т. Теория коммуникации как область знания //Компаративистика III: Альманах сравнительных социогуманитарных исследований. СПб., 2013

8. Леонтьев А.А. Общение как объект психологического исследования // Методологические проблемы социальной психологии. М., 1975.

9. Луман Н. Невероятные коммуникации. Проблемы теоретической социологии. Вып. 3. СПб., 2010

10. Луман Н. Что такое коммуникация? //Социологический журнал. 2005.- №5

11. Оптимизация речевого воздействия / Буменова Н.А., Белянин В.П. и др. — М.: Наука, 1990.

12. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникаций(от речей президентов до переговоров с террористами). – М.: Центр, 2008.

13. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. М., 2011

14. Проблемы эффективности речевой коммуникации. Сборник аналитических обзоров / Безменова Н.А., Лузина Л.Г. — М., 2009.

15. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации. СПб., 2012

16. Третьяк Г.Е. Сущность коммуникации и ее место в социокультурной реальности.

17. Шмидт Р. Искусство общения /пер. с нем. — М.: Интерэксперт, 1992.

18. Язык и моделирование социального взаимодействия. Сборник статей / Болинджер Д., Юри М., Абельсон Р. и др. — М.: Прогресс, 1987.

19. Яковлев И.П. Основы теории коммуникаций. СПб., 2011